Prosjektmandat

I prosjektledelse er et prosjektmandat, prosjektbeskrivelse eller prosjektbestilling en uttalelse av omfanget, målene og deltakerne i et prosjekt. Navnet som brukes varierer mellom institusjoner. Dokumentet gir en foreløpig avgrensning av roller og ansvar, skisserer prosjektets hovedmål, identifiserer hovedinteressenter og definerer autoriteten til prosjektlederen.

Hensikt

Prosjektmandatet er vanligvis et kort dokument som forklarer et prosjekt klart og konsist, og viser til mer detaljerte dokumenter for ytterligere informasjon. Et prosjektmandat bør:

• Identifisere omfanget av prosjektet
• Gi en felles forståelse av prosjektmålene
• Fungere som en kontrakt mellom prosjektsponsoren, sentrale interessenter og prosjektteamet, med detaljer om ansvar

Et prosjektmandat dokumenterer vanligvis det meste av følgende:

• Begrunnelse for å gjennomføre prosjektet
• Mål og begrensninger for prosjektet, inkludert hva som er omfattet og ikke omfattet av omfanget
• Identiteten til de viktigste interessentene
• Risikoer og problemer (en risikostyringsplan bør være en del av den overordnede prosjektplanen)
• Fordeler med prosjektet
• Budsjett- og utgiftsmyndighet på høyt nivå

Etablere myndighet

Prosjektmandatet etablerer myndigheten som er tildelt prosjektlederen, spesielt i en matriseorganisasjon. Det anses som mønsterpraksis i bransjen.

Bruk

De tre hovedbruksområdene til prosjektmandatet er å:

• Autorisere prosjektet: Ved å bruke et sammenlignbart format kan ulike prosjekter rangeres og autoriseres etter avkastning på investering
• Fungere som det primære salgsdokumentet for prosjektet: Interessenter som skal rangere får 1-2 siders sammendrag av prosjektet som kan distribueres, presenteres og ha tilgjengelig for å forsvare mot andre prosjekter i kamp om ressurser
• Fungerer som et samlingspunkt gjennom hele prosjektet: For eksempel er det en grunnlinje som kan brukes i teammøter og i endringskontrollmøter for å bistå med omfangshåndtering

Utvikling

Et prosjektmandat opprettes i den initierende prosessgruppen til en fase eller et prosjekt helt i starten. Å utvikle mandatet og identifisere interessentene er de to hovedaktivitetene til den initierende prosessgruppen. Vanligvis leder en prosjektleder utviklingen av mandatet, og bruker sin ekspertise og erfaring til å utvikle mandatet. Prosjektlederen vil jobbe med nøkkelinteressenter (kunder og forretningssponsorer), prosjektbyrået, fageksperter i og utenfor organisasjonen, andre enheter i organisasjonen og kan også samarbeide med industrigrupper eller fagorganer for å utvikle mandatet. Prosjektlederen vil bruke tilretteleggingsteknikker som idédugnad, problemløsning, konfliktløsning, møter, forventningshåndtering, med mer, for å utvikle mandatet.

Ting som kan tas hensyn for å utvikle et prosjektmandat kan være prosjektbegrunnelse, avtaler, antagelser, virksomhetsstandarder, industristandarder, forskrifter og normer, organisasjonsprosesser, eiendeler og maler.

Når mandatet er signert gir det fullmakt til prosjektlederen til å offisielt utføre prosjektet og bruke organisatoriske midler og ressurser for å gjøre prosjektet vellykket.

For et stort flerfaseprosjekt kan mandatet opprettes for hver enkelt fase. For eksempel kan det være et innledende mandat under omfangs- og utforskelsesfasen av et prosjekt, etterfulgt av et planleggingsmandat og et utførelsesmandat under byggefasen av prosjektet.

Se også

• Prosjektomfang