Prosjektplan

En prosjektplan er en overordnet plan for et prosjekt. Det er ofte et formelt og godkjent dokument som brukes for å veilede prosjektgjennomføring og prosjektkontroll. Formålet med prosjektplanen er å dokumentere planlegging, forutsetninger og beslutninger, legge til rette for kommunikasjon mellom prosjektets interessenter og dokumentere prosjekts godkjente omfang, kostnad og tidsplan. En prosjektplan kan enten ha en oppsummerende eller detaljert form. 

Innen PRINCE2 skal en prosjektplan inneholde produkter, milepæler, aktiviteter og ressurser som er nødvendige for prosjektet. Prosjektlederen lager prosjektplanen etter innspill fra prosjektteamet og viktige interessenter i prosjektet. Det bør være enighet om planen og den bør godkjennes av minst prosjektteamet og dets viktigste interessenter.

Hensikt

Målet med en prosjektplan er å definere tilnærmingen som skal brukes av et prosjektteam for å levere prosjektstyringen for det tiltenkte omfanget av prosjektet.

I det minste skal en prosjektplan svare på grunnleggende spørsmål om prosjektet som:

• Hvorfor? Hva er problemet eller kundeverdien som adresseres av prosjektet? Hvorfor blir det sponset?
• Hva? Hva er arbeidet som skal utføres i prosjektet? Hva er de viktigste produktene eller leveransene?
• Hvem? Hvem vil være involvert og hva som vil være deres ansvar i prosjektet? Hvordan skal de organiseres?
• Når? Hva er tidsplanen for prosjektet, og når vil de spesielt meningsfulle delene (kalt milepæler) være ferdige?

Innhold i prosjektplanen

For å regnes som en komplett prosjektplan i henhold til industristandarder som PRINCE2 må prosjektplanen også beskrive gjennomføring, styring av og kontroll med prosjektet. Denne informasjonen kan oppgis ved å referere til andre dokumenter som vil bli produsert, som for eksempel en anskaffelsesplan eller byggeplan, eller detaljene kan være angitt i selve prosjektplanen.

Prosjektplanen dekker vanligvis emner brukt i systemet for prosjektgjennomføring, og inneholder følgende hovedaspekter:

• Endringsledelse
• Finansiell styring
• Interessentledelse
• Kommunikasjonsledelse
• Kravhåndtering
• Kvalitetsstyring
• Omfangshåndtering
• Ressursstyring
• Risikostyring
• Tidsplanstyring

Detaljer

Prosjektplan kan inneholde følgende deler:.

• Innledning: En høynivå oversikt over prosjektet.
• Tilnærming til prosjektledelse : Roller og myndighet for teammedlemmene. Dette representerer det kortfattede sammendraget av prosjektplanen.
• Prosjektets omfang: En uttalelse om omfanget fra project charter bør brukes som utgangspunkt med flere detaljer om hva prosjektet inkluderer og hva det ikke inkluderer (in-scope kontra out-of-scope).
• Milepælliste: En liste over prosjektets milepæler (stoppunktene som bidrar til å evaluere fremdriften av prosjektet). Listen inneholder milepælnavnet, en beskrivelse av milepælen og forventet dato.
• Arbeidsnedbrytningsstruktur og referanse for tidsplan: Arbeidsnedbrytningsstrukturen består av arbeidspakker, og en "ordbok" som definerer disse arbeidspakkene, samt en definert tidsplan som sammen utgjør et referansepunkt for styring av prosjektfremdriften.
• Prosjektstyringsplaner: Denne delen inneholder styringsplaner for alle prosjektaspekter.
• Plan for endringsstyring
• Plan for kommunikasjonsledelse
• Plan for kostnadsstyring
• Styringsplan for anskaffelser
• Plan for styring av prosjektomfang
• Plan for styring av tidsplan
• Kvalitetsstyringsplan
• Risikohåndteringsplan
• Bemanningsplan
• Ressurskalender: Identifiserer viktige ressurser som trengs for prosjektet og tidsperioder og varighet av disse.
• Kostnadsreferanse: Denne delen inneholder budsjettert totalkostnad for hver av fasene i prosjektet med kommentarer til deres kostnad.
• Kvalitetsreferanse: Akseptable nivåer av kvalitet.
• Sponsorakseptanse: Et sted prosjektets sponsor kan signere dokumentet.

Se også

• Prosjektplanlegging