PRINCE2

Modell av konseptene i PRINCE2: Prinsippene (retningslinjene) ligger i bunn, og over dette ligger temaene (verktøyene) som omslutter prosessene (fasene) i midten.

PRINCE2 eller “Projects in controlled environments” er en metode for strukturert prosjektledelse. Et prosjekt defineres i denne sammenhengen som en midlertidig organisasjon som er skapt for å levere et eller flere produkter i henhold til en prosjektbegrunnelse (business case). PRINCE2 ble utviklet i England i 1990-årene som en metode som skulle hindre kostnadsoverskridelser på større offentlige prosjekter og kommer fra en tidligere metode som heter PROMT II (Project Resource Organisation Management Planning Techniques).

Oversikt

6 aspekter

• Omfang (scope): Leveranser (deliverables) fra prosjektet
• Tidsramme (timescale): Dager, uker, måneder
• Risiko (risk): Usikkerhet rundt effekt (outcome)
• Kvalitet (quality): Målbare attributter
• Gevinst (benefits): Målbare forbedringer
• Kostnad (cost): Penger

7 prinsipper (hvorfor, eller retningslinjer å følge)

PRINCE2 bygger på 7 prinsipper for veiledning og god praksis:

1. Fortsatt forretningsbegrunnelse: prosjektbegrunnelsen er det viktigste dokumentet, og oppdateres i alle faser i prosjektet for å sikre at prosjektet fortsatt er levedyktig. Tidlig oppsigelse kan skje hvis dette slutter å være tilfelle.
2. Lær av erfaring: hvert prosjekt opprettholder en timelogg og prosjekter bør kontinuerlig referere til sine egne og til tidligere og samtidige prosjektes timelogger for å unngå å finne opp hjul på nytt. Med mindre leksjoner provoserer endring, er de bare leksjoner identifisert (ikke lært).
3. Definerte roller og ansvar: Roller er atskilt fra individer, som kan ha flere roller eller dele en rolle. Roller i PRINCE2 er strukturert i fire nivåer (bedrifts- eller programledelse, prosjektstyret, prosjektledernivå og teamnivå). Project Management Team inneholder de tre siste, der alle primære interessenter (engelsk: stakeholders; virksomhet, bruker, leverandør) må presenteres.
4. Administrer etter stadier: prosjektet er planlagt og kontrollert trinnvis. Å flytte mellom etapper inkluderer oppdatering av business case, risiko, overordnet plan og detaljert plan for neste fase i lys av nye bevis.
5. Administrer etter unntak: Et PRINCE2 -prosjekt har definert toleranser for hvert prosjektmål, for å fastsette grenser for delegert myndighet. Hvis et ledernivå forutsier at disse toleransene overskrides (f.eks. Vil tidspunktet for et ledelsesfase være lengre enn den estimerte tiden i det nåværende ledelsesfasen). det eskaleres til neste ledernivå for en avgjørelse om hvordan man skal gå frem.
6. Fokus på produkter: Et PRINCE2 -prosjekt fokuserer på definisjon og levering av produktene, spesielt deres kvalitetskrav.
7. Skreddersydd for prosjektmiljø: PRINCE2 er skreddersydd for prosjektmiljø, størrelse, kompleksitet, betydning, tidsevne og risiko. Skreddersy er den første aktiviteten i prosessen Initiating A Project og gjennomgått for hver fase.

Rollene i prosjektledelseteamet definert i PRINCE2 er:

• Prosjektstyret: Prosjektstyret er den viktigste beslutningstakeren, og er kollektiv utførende og ansvarlig for et vellykket prosjekt. Det utnevnes og ledes av prosjekteieren, og er ikke et demokrati kontrollert ved avstemning. Prosjektstyret skal representere forretnings-, bruker- og leverandørinteresser, og har autoritet til å styre prosjektet innenfor instruksene gitt av kunden. Også ansvarlig for kommunikasjon mellom prosjektledelsen og interessenter utenfor prosjektledelsen.
• Prosjekteier: En person som er endelig ansvarlig for prosjektet, utnevnt av kunden under oppstart av prosjektet og vanligvis fra kunden. Sikrer finansiering, er ansvarlig for at prosjektet leverer et produkt som oppnår målene som ble satt og på en kostnadsbevisst måte, og er den viktigste beslutningstakeren. Må balansere kravene til kunden, brukerne og leverandøren. Er ansvarlig for prosjektbegrunnelsen (business case) gjennom hele prosjektet. Støttes av seniorbrukeren og seniorleverandøren. Utformer og utnevner resten av prosjektledelsesteamet, inkludert de andre medlemmene i prosjektstyret og prosjektlederteamet (prosjektleder, teamleder(e)/delprosjektleder(e), prosjektsikring og prosjektstøtte). Fungerer som gevinstansvarlig eller delegerer dette ansvaret, som ofte er sammenfallende med prosjekteier eller seniorbruker.
• Seniorbruker: Representant for de som vil bruke og vedlikeholde produktet etter prosjektet, vanligvis fra kunden. Ansvarlig for å spesifisere behovene til brukerne og følge opp at løsningen tilfredsstiller disse behovene innenfor begrensningene i prosjektbegrunnelsen (business casen). Deretter ansvar for å bevise for kunden at grunnlaget for prosjektgodkjenning har blitt realisert. Kan være mer enn en person dersom det er nødvendig.
• Seniorleverandør: Representant for interessene til de som implementerer produktene i prosjektet, og vanligvis fra leverandøren (ekstern) men kan også være intern. Ansvarlig for kvaliteten på leveransen. Flere personer kan være seniorleverandør. Kan overlappe med rollen som seniorbruker i enkelte prosjekt.
• Prosjektleder: Én person med delegert ansvar for daglig ledelse av prosjektet av prosjektstyret. Vanligvis fra kundeorganisasjonen, men kan komme fra leverandørorganisasjonen i noen prosjekter. Styrer alle PRINCE2-prosesser unntatt eierstyring, og utfører kontakten med prosjektsikring og prosjektstyret. I små prosjekter kan prosjektleder typisk også ta rollen som teamleder samt støtteroller.
• Teamleder: Mulig separat rolle fra prosjektleder ut ifra behovet til prosjektet, og som da i tilfelle rapporterer til prosjektlederen. Har ansvar er å sikre produksjonen av de produktene som prosjektleder tildeler. Kan være fra leverandørorganisasjonen eller kundeorganisasjonen.
• Prosjektsikring: Rolle for overvåkning av alle sider av prosjektets ytelse. Delegert av prosjektstyret (som også sitter med ansvaret for prosjektsikringen), er uavhengig fra rolle til prosjektlederen, og bør være involvert i alle PRINCE2-prosesser. Må være uavhengig av prosjektleder, prosjektstøtte, teamledere og prosjektteam. Er en rolle innenfor prosjektet, og må ikke forveksles med kvalitetssikring som uføres av personer som er uavhengige fra prosjektet (utenfor prosjektledelsen).
• Endringsansvarlig: Person eller gruppe som kan delegeres ansvar fra prosjektstyret for å godkjenne svar på endringsanmodninger eller avvik fra spesifikasjoner.
• Prosjektstøtte: En administrativ rolle som kan bidra til rapportering, oppfølging, arkivering og så videre.

7 tema (hva, eller verktøy å bruke)

Gjennom hele prosjektet har PRINCE2 7 tema som adresseres kontinuerlig:

1. Prosjektbegrunnelse
   • Prosjektbegrunnelse
   • Fordelsstyringsmetode
2. Organisering
   • Kommunikasjonsstyringsmetode
3. Kvalitet
   • Kvalitetsregister
   • Kvalitetsstyringsmetode
4. Planer
   • Produktbasert planlegging inneholder følgende trinn:
   • Prosjektets produktbeskrivelse (del av Project Brief og raffinert i PID)
   • Produktnedbrytningsstruktur (minstekrav)
   • Produktbeskrivelse
   • Produktflytdiagram
   • De tre siste er gjort for alle plannivåer (prosjektplan, sceneplan og teamplan)
5. Risiko
   • Risikoregister
   • Risikostyringsmetode
6. Endre/forandring
   • Problemregister
   • Endre kontrollmetode
7. Fremgang
   • Grunnlinjer for fremdriftskontroll: Prosjekt, scene og teamplaner
   • Gjennomgang: Problemregister, produktstatuskonto, kvalitetsregister, risikoregister
   • Rapportering: Sjekkpunktsrapport, fremhevingsrapport, sluttfaserapport, sluttprosjektrapport
   • Prosjektbegrunnelse, oranisasjon, kvalitet, plan, risiko, endring og fremdrift.

7 prosesser (hvordan, eller faser fra start til slutt)

For trinnvis progresjon gjennom prosjekt har PRINCE2 7 prosesser:

1. Oppstart av prosjektet, der prosjektgruppen er oppnevnt, inkludert en leder og en prosjektleder, og en prosjektbeskrivelse blir laget
2. Initiere et prosjekt, der prosjektbegrunnelsen ble raffinert og styringsdokumentet (prosjektinitieringsdokumentet, PID) satt sammen
3. Lede en faseovergang, som dikterer hvordan man går over fra en fase til den neste
4. Eierstyring av prosjektet, som dikterer hvordan prosjektstyret overvåker prosjektet
5. Kontrollere en fase, som dikterer hvordan hvert enkelt fase skal kontrolleres, inkludert måten arbeidspakker er autorisert og distribuert på
6. Styre produktlevanser, som har til hensikt å kontrollere koblingen mellom prosjektlederen og teamlederen (e) ved å stille formelle krav til å godta, utføre og levere prosjektarbeid. [10]
7. Avslutte prosjektet, som dekker formell avvikling av prosjektet, oppfølgingshandlinger og evaluering av fordelene.

Alle PRINCE2-prosjekt består av minst to ledelsesfaser, men det endelige antallet ledelsesfaser i et prosjekt må balanseres ut ifra behov.

PRINCE2 er kort sagt en generell prosjektmodell med faser, prosjektprosesser og krav til beslutningsunderlag, samt temaer som business case, organisering, planlegging, kvalitet, usikkerhet, endringer og fremdrift.

Implementering i prosjektmiljøet

Læringsmaterialet innholder eksempler på hvordan man kan tilpasse PRINCE2 til prosjekter ens egen organisasjon slik at disse kan bli en integrert del av organisasjons metoder og arbeidskultur.

Litteratur

PRINCE2 er dermed et godt utgangspunkt for utvikling av virksomhetstilpassede prosjektmodeller.

PRINCE2 metoden er beskrevet i læreboken «Ledelse av vellykkede prosjekter med PRINCE2®», eller «Managing successful projects with PRINCE2®».

Basert på læreboken er det utviklet et sertifiseringsopplegg med to graderinger:

• PRINCE2 Foundation

• PRINCE2 Practitioner

Foundation er for dem som ønsker å få oversikt over hva PRINCE2 er og hva det kan brukes til, og Practitioner er for dem som ønsker å fordype seg videre i PRINCE2. Pensum er det samme for begge sertifiseringene, men Practitioner eksamen er betydelig mer krevende både med henblikk på forberedelser og kunnskapsnivå ved eksamensgjennomføring.

Andre metoder

PRINCE2 er en av flere «prosjektledelsesstandarder» i verden. Av andre «prosjektledelsesstandarder» kan nevnes:

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) av Project Management Institute (PMI) fra USA.
  • Project Management Professional (PMP)
  • Certified Associate in Project Management (CAPM)
• ISO 21500 - Guidelines on Project Management

Prosjektsertifiseringer som PRINCE2 og PMP er en mulighet til å formalisere prosjektledelseskunnskap og kan være et supplement til utvikling av prosjektmodell i egen virksomhet.

Se også

• Konfigurasjonsstyring eller versjonshåndtering, aktiviteter knyttet til etablering, vedlikehold og endring gjennom et produkts livssyklus
• Portefølje, innen prosjektporteføljestyring, en samling av prosjekter i en virksomhet for å oppnå strategiske mål
• Prinsix, et rammeverk brukt av det norske forsvaret som er basert på PRINCE2

Eksterne lenker

• PRINCE2® Ordliste - Metier OEC PRINCE2®