Ledelse av faseovergang

Innen prosjektledelsesmetodikken PRINCE2 er ledelse av en faseovergang en av de 7 grunnleggende prosessene, og handler om hvordan prosjektleder og prosjektstyre samhandler ved faseoverganger i prosjektet. Prosessen går ut på at man i slutten hver gjennomføringsfase evaluerer arbeidet som er gjort, og eventuelt oppdaterer prosjektbegrunnelsen og -planen og tar en vurdering av om prosjektet fortsatt er levedyktig. De fleste aktivitetene i denne prosessen utføres av prosjektlederen.

Beskrivelse

Leselse av faseoverganger er en av 7 prosesser skisser i PRINCE2, og er avgjørende for kontinuiteten i et prosjekt. Resultatet er at prosjektet enten blir videreført som planlagt, justert eller stoppet.

Prosessen innebærer å gå gjennom dagens tilstand (evaluere om prosjektbegrunnelsen fortsatt er gyldig, hvilket medfører at man går videre til neste fase), forberedelse av den neste fasen, og valg av informasjon som kan være nyttig senere i prosjektet.

Faseovergangen ledes av prosjektlederen, som skal informere prosjektstyret om sannsynligheten for å lykkes i å oppnå prosjektets mål og prosjektplan samt tilhørende risiko og saker (issues). Dersom prosjektstyret er fornøyd med gjeldende faseavslutning og neste faseplan kan prosjektet fortsette. Ledelse av faseoverganger er derfor en viktig prosess i styringen av prosjektet.

Målene med prosessen er å:

• Bevise for prosjektstyret at alle produkter i den nåværende fasen er inkluderte og definerte.
• Gi den informasjonen prosjektstyret krever for å vurdere om prosjektet fortsatt er levedyktig
• Få myndiggjøring og marginer for toleranse for neste trinn
• Registrere informasjon eller erfaringer som kan være nyttige i senere faser eller i andre prosjekter

Produktene fra prosessen (resultater) er:

• Nåværende resultater i henhold til planen: Brukes for å vise forbedringene fra den opprinnelige faseplanen. Faseplanen representerer grunnlaget for prosjektlederens daglige ledelse og identifiserer i detalj viktige leveranser, ressurskrav og totalkostnad.
• Neste faseplan: Representerer den faktiske informasjonsfasen med fakta og informasjon lagt til, og utgjør en del av prosjektstyrets vurderingskriterier for videreføring av prosjektet.
• Revidert prosjektplan: Prosjektplanen gir en oversikt over det totale prosjektet, identifiserer viktige leveranser, ressurskrav, den totale kostnaden og viktige kontrollpunkter i prosjektet, for eksempel faseoverganger. Planen brukes av prosjektstyret for å måle fremdriften, og revideres og oppdateres for å gjenspeile den oppdaterte forståelsen av prosjektet.
• Oppdatert usikkerhetsregister: Angir identifikasjon, estimering, konsekvensevaluering og mottiltak for alle risikoer i prosjektet. Utformes under oppstart, utvikles i løpet av prosjektets levetid, og brukes av prosjektstyret for å kontrollere prosjektets levedyktighet.
• Revidert prosjektbegrunnelse: Prosjektbegrunnelsen er en del av prosjektets mandat og produseres før prosjektet settes i gang. Det inkluderer årsakene bak prosjektet, forventede forretningsgevinster, forventede kostnader og forventet risiko. Prosjektstyret overvåker prosjektets levelevedyktighet løpende opp mot prosjektbegrunnelsen, som også oppdateres med eventuelle nye endringer.
• Erfaringsrapport: Beskriver erfaringer fra hendelser fra hvilket som helst trinn.
• Revidert liste over prosjektlederteamet: Prosjektlederteamet består av hele prosjektstyret, prosjektlederen, samt eventuelle teamledere og prosjektsikringsroller. Man går gjennom teamsammensetningen og oppdaterer med eventuelle endringer.
• Faseavslutningsrapport: Overrekkes fra prosjektlederen til prosjektstyret etter avslutning av fasen, og inneholder resultatene oppnådd i løpet av fasen.