Definere, måle, analysere, forbedre og kontrollere

Definere, måle, analysere, forbedre og kontrollere (fra engelsk: define, measure, analyze, improve and control, DMAIC) er en datadrevet forbedringssyklus som kan brukes for å forbedre, optimere og stabilisere forretningsprosesser og forretningsdesign. Den er kjent som hovedverktøyet for å drive prosjekter basert på Six Sigma, men kan også brukes som et rammeverk for forbedring i andre sammenhenger.

Illustrasjon av de 5 trinnene i DMAIC

Fremgangsmåte

Alle stegene i DMAIC-prosessen er nødvendige i Sig Sigma, og gjennomføres alltid i den nevnte rekkefølgen.

Definere

Hensikten med dette steget er å tydelig definere forretningsproblemet, målet, potensielle ressurser, prosjektomfang og en prosjekttidsplan på høyt nivå. Informasjonen dokumenteres vanligvis i et prosjektmandat. På dette steget skriver man ned det som for øyeblikket er kjent, søker å avklare fakta, sette mål og danne prosjektgruppen. Følgende skal defineres:

• Problemet
• Kunden(e), SIPOC (tabell med leverandører, ressurser brukt, prosessen, verdiskapning i prosessen, kunder)
• Kundens stemme og kritisk for kvalitet (CTQ-er), altså hva er de kritiske prosessresultatene?

Måling

Formålet med dette steget er å måle spesifikasjonen av et problem eller mål. Dette er et datainnsamlingssteg, hvis formål er å etablere et grunnreferanse for prosessytelse. Ytelsesberegningen(e) fra målingsfasen vil bli sammenlignet med ytelsesberegningen ved avslutningen av prosjektet for å objektivt avgjøre om det har skjedd en betydelig forbedring. Laget bestemmer hva som skal måles og hvordan det skal måles. Det er vanlig at lag investerer mye krefter i å vurdere egnetheten til de foreslåtte målingssystemene. Gode data er kjernen i DMAIC-prosessen.

Analyse

Hensikten med dette steget er å identifisere, validere og velge rotårsaker som skal elimineres. Et stort antall potensielle rotårsaker (prosessinnganger, X) for prosjektproblemet identifiseres via rotårsaksanalyse (for eksempel et fiskebeindiagram). 3-4 potensielle rotårsaker velges ved hjelp av flerstemmegivning eller annet konsensusverktøy for videre validering. Det lages en datainnsamlingsplan og data samles inn for å fastslå det relative bidraget til hver rotårsak til prosjektmetrikken (Y). Denne prosessen gjentas inntil "gyldige" rotårsaker kan identifiseres. Innen Six Sigma brukes ofte komplekse analyseverktøy, men det er akseptabelt å bruke grunnleggende verktøy dersom disse er passende.

Analysesteg:

• Liste opp og prioritere potensielle årsaker til problemet
• Prioritere rotårsakene (viktige prosessinnganger) som skal følges opp på forbedringssteget
• Identifisere hvordan prosessinngangene (X-ene) påvirker prosessutgangene (Y-ene): Dataene analyseres for å forstå størrelsen på bidraget til hver rotårsak (X) til prosjektmetrikken (Y). Statistiske tester ved bruk av p-verdier ledsaget av histogrammer, Paretodiagrammer og kurvediagrammer brukes ofte til å gjøre dette.
• Detaljerte prosesskart kan opprettes for å hjelpe med å peke ut hvor i prosessen årsakene ligger, og hva som kan bidra til at det skjer.

Forbedring

Formålet med dette steget er å identifisere, teste og implementere en løsning på problemet, enten delvis eller i sin helhet avhengig av situasjonen. Kreative løsninger søkes for å eliminere de viktigste rotårsakene for å fikse og forhindre prosessproblemer. Man kan bruke idemyldring eller teknikker som seks tenkehatter og tilfeldig ord. I noen prosjekter brukes komplekse analyseverktøy som eksperimentdesign, men det er anbefalt å prøve å fokusere på åpenbare løsninger dersom disse er tydelige. Formålet med dette steget kan imidlertid også være å finne løsninger uten å implementere dem.

Forbedringssteg:

• Opprette
• Fokusere på de enkleste løsningene
• Teste løsninger ved hjelp av Shewhart-syklusen (planlegg, gjennomfør, evaluer, korriger)
• Basert på Shewhart-resultatene, forsøke å forutse eventuelle unngåelige risikoer forbundet med "forbedringen" ved hjelp av feilmode- og effektanalyse (FMEA)
• Lage en detaljert implementeringsplan
• Rulle ut forbedringer

Kontroll

Hensikten med dette steget er å bygge inn endringene og sikre bærekraft, noen ganger referert til som å få endringen til å "sitte". Kontrollsteget er det siste steget i DMAIC-forbedringsmetoden, og følgende prosesser gjennomføres: Endre arbeidsmåter, kvantifisere og godkjenne fordeler, spore forbedring, offisielt lukke prosjektet og få godkjenning for å frigjøre ressurser.

• Et kontrolldiagram kan være nyttig i kontrollfasen for å vurdere stabiliteten til forbedringene over tid med ved å: 1) Fungerere som en guide for fortsatt overvåkning av prosessen, og 2) Gi en responsplan for hvert av tiltakene som overvåkes i tilfelle prosessen blir ustabil.
• Standard driftsprosedyrer og standardarbeid
• Prosessbekreftelse
• Utviklingsplaner
• Overgangsplaner
• Kontrollplan
• Fordelslevering

Kritikk

En vanlig kritikk av DMAIC er at den er ineffektiv som kommunikasjonsrammeverk. Mange forbedringsutøvere prøver å bruke den samme DMAIC-prosessen (som er effektiv for å løse problemet) også som et rammeverk for kommunikasjon, hvilket kan gjøre publikum forvirret og frustrert. En foreslått løsning på dette problemet er å omorganisere DMAIC-informasjonen ved hjelp av verktøyene SCQA and MECE tools levert av Minto Pyramid Principle. Resultatet kan være en DMAIC-støttet løsning som er mer logisk for utenforstående.

Ytterligere steg

Noen organisasjoner legger til et recognize-steg ("kjenn igjen") i begynnelsen, hvilket gir en såkalt RDMAIC-metodikk.

Gjenta og takk lagene

Dette kommer utenom de standard DMAIC-stegene, men bør vurderes: Vurder om endringene kan replikerer i andre prosesser. Del ny kunnskap innenfor og utenfor organisasjonen. Det er veldig viktig å alltid gi positiv moralsk støtte til lagmedlemmer i et forsøk på å maksimere effekten til DMAIC.

Gjenskapelse av forbedringer, deling av suksesser og å takke lagmedlemmer hjelper med å bygge tillit for fremtidige DMAIC- eller andre forbedringsinitiativer.

Se også

• Design for Six Sigma (DFSS)
• Shewhart-syklusen, også kjent som "PDCA" (planlegge, gjøre, sjekke, handle)
• Six Sigma, kvalitetsstyringssystem for å forbedre prosesser og sikre god kvalitet