Prosesskartlegging

Prosesskartlegging går ut på å definere prosesser bak det en næringsvirksomhet gjør, hvem som er ansvarlig, hvilken standarder den etterlever, og hvilke kriterier som prosesser skal måles på.

Det viktigste med prosesskartlegging er å hjelpe organisasjoner til å bli mer effektive. At det foreligger prosesskart eller -diagram, gjør virksomheten bedre i stand til å motta hjelp, og til selv å forbedre sine prosesser.

Prosesskartlegging tar utgangspunkt i spesifikke mål (resultater), og det tas hensyn til at det er en overensstemmelse mellom prosessens mål og virksomhetens overordnede mål. Alle virksomhetens prosesser skal være på linje med dens verdier og begrensninger.

ISO 9001:2008 krever av en næringsvirksomhet at den følger en prosessorientert metode for kvalitetsstyring, og å benytte prosesskartlegging er et middel til å sikre dette på. Denne tilnærmingen vil også bidra til at prosessene blir effektive (bruker minst mulig ressurser) i utgangspunktet, og åpne for stadig forbedring.

Historie

Tidlig historie

Den tidligste metoden for å dokumentere prosesser med flytskjema, ble utviklet i 1921 av den amerikanske maskiningeniøren (og tidligere mureren) Frank Gilbreth, og presentert som Process Charts — First Steps in Finding the One Best Way. Gilbreth fant måter å effektivisere produksjon på. Gilbreths metode ble rask akseptert i det industrielle miljøet. Tidlig på 1930-tallet begynte den amerikanske ingeniøren Allan H. Mogensen å gi opplæring i denne metoden for det generelle næringslivet. Dette skjedde ved hans Work Simplification Conferences i Lake Placid, New York. En av Mogensens elever, Art Spinanger, tok med seg metoden tilbake til Procter and Gamble i 1944, hvor han utviklet deres "arbeids-forbedrings-program" (Deliberate Methods Change Program). Også en annen av Mogensens elever, Benjamin S. Graham, direktør i Formcraft Engineering, tilpasses flytskjema-metoden til å også fungere for informasjon- og dokumentbehandling. I 1947 dukket den første standarden for flytskjema opp, ASME Standard for Process Charts, som bygget på Gilbreths tidligere arbeider.

Nyere utvikling

Prosesskartlegging, eller bruk av flytskjema, brer om seg i næringslivet. Det er en allsidig metode som kan brukes på nær sagt alle prosesser. De 4 viktigste stegene i prosesskartlegging:

1. Identifisering—oppnå full forståelse av alle operasjonene i en prosess
2. Informasjonssamling—Definere mål, risiko, og grensesnitt.
3. Intervju og kartlegging—Forstå den enkeltes deltagers perspektiv, og å faktisk tegne prosesser
4. Analyse—bruke verktøy og prinsipper for å effektivisere prosessen

Prosesskartlegging har i de senere år utviklet seg ved siden av nye dataprogrammer, som kan tilnytte informasjon til elementer i flytskjema for å gi en mer komplett beskrivelse av prosesser. Den siste utvikling har sørget for at prosesskartlegging nå omfatter mer enn 2-dimensjonale skjema, og kan tjene flere formål på samme tid:

• Prosess-design
• Ivareta lovkrav
• Gjøremålsanalyse
• Simulering
• System-revisjon

Programvare innrettet mot samarbeid (groupware) gjør flytskjema til et middel i kommunikasjonen med interesseholdere (se også: Interessentstyring). Andre fordeler med metoden er innen kvalitetssikring, opplæring og helhetsforståelse av prosesser. Metoden hevder også å kunne bedre samerbeidet på tvers av avdlinger.

Flytskjema

Flytskjema er et hjelpemiddel som forteller oss om rammer for gjøremål.

De som jobber med kvalitetsarbeid har sett at visulle representasjoner av prosesser kan være nyttige. Avhengig hva man ønsker å belyse, kan også andre metoder benyttes for å beskrive prosesser: "work flow diagrams" og "value stream maps".

De som praktiserer metoden Six Sigma bruker begrepet Business Process Architecture om kartleggingen av prosesser. I denne metoden kartelgges prosesser på ulike nivå (0 - 4), avhengig av detaljeringsgrad. Nivå 0 i beskrivelsen representerer det minst detaljerte nivået, mens nivå 4 flest detaljer, og kan omfatte flere hundre operasjoner. På det høyeste nivået blir alle operasjoner beskrevet.

De viktigste symbolene brukt i flytskjema:

• Sirkel: Enden av et ledd (resultat?)
• Pil: Retning til neste oppgave
• Diamant: Oppgave med ulike utfall, som leder til nye oppgaver (avklaringer)
• Firkant: Oppgave, som blir utført og fører til ny oppgave
• Oval: Start/stopp
• Dokument
• Input

Eksempel 1

Flytskjema er den vanligte metoden for prosesskartlegging. Den består av noen få former slik som sirkel, piler, diamant, firkant og oval. Denne typen kart blir ofte kalt for detaljerte flytskjema, fordi tilført grunnlag, aktiviteter, avgjørelser og resultater synliggjøres.

Eksempelet er et forslag til en prosedyre for å inngå en pasientavtale i marinen.

Eksempel 2

Her er en annen måte å bruke tankekart på, som minner mye om bruk av tankekart. Eksempelet forteller hvordan man kan lage frokost.

Selv det å lage frokost er en prosess (eller prosedyre). Eksempelet viser hvordan vi kan forstå det vi gjør bedre, for å kunne forbedre prosessene.

Begreper

Prosess

En avklaring av begrepet prosess kan skje gjennom å peke på hva det ikke er. En prosess skiller seg fra det relaterte begrepet prosedyre:

• Prosess: En samling aktiviteter på vei mot et bestemt produkt. Definisjon ("omtrent" ISO 9000): En samling av aktiviteter som omdanner et tilført grunnlag til et resultat.
• Prosedyre: Kjøreskjema for en bestemt aktivitet.

Six Sigma

Six Sigma er en metode for kvalitetsarbeid opprinnelig utviklet av Motorola. Metoden (eller: systemet) er blitt brukt av flere store selskaper for å forsikre seg om at varene er av god kvalitet.

Videre lesning

• Deming, W.E. (1982), Out of the Crisis, Cambridge University Press, Cambridge
• Gilbreth, Frank and Lillian (1924), The Quest of the One Best Way, Purdue University, Frank and Lillian Gilbreth Papers.
• Graham, Ben B. (2004), Detail Process Charting: Speaking the Language of Process, Wiley, Hoboken, N.J. Amazon books.
• Jacka, J. Mike & Paulette J. Keller (2011), Business Process Mapping: Improving ..., google books.
• Juran, J.M. (1988), Juran on Planning for Quality, Free Press, New York, NY
• Sanders, Ross and Coleman 'The Process Map', Quality Engineering, 11(4) July 1999, 555 - 561.
• Taylor, F.W. (1911), The Principles of Scientific Management, Harper and Bros., New York, NY.

Se spesielt:

• Sousa, G.W.L., Van Aken, E.M., Groesbeck, R.L. (2002), 'Applying an enterprise engineering approach to engineering work: a focus on business process modelling', Engineering Management Journal, Vol. 14 No.3, pp. 15–24.

Eksterne lenker

• (isixsigma.com) - Six Sigma Tools & Templates
• (isixsigma.com) - Practical Guide to Creating Better Looking Process Maps

Autoritetsdata